Nuestra plataforma permite exportar "Datos" ("Data") con el diseño que quieras utilizando las plantillas de Microsoft Excel.

Si ya tienes documentos de Microsoft Excel que han sido impresos para uso como "Formularios" ("Forms") de captura de datos, esto quiere decir que con unos pequeños cambios los puedes volver a usar como plantillas de datos.


 

Esta funcionalidad trabaja similar a la función "combinar correspondencia" de Microsoft Word en donde el sistema produce salidas basadas en plantillas con formato previo.

La plantilla contiene el texto estático (sin cambio), las imágenes y el formato que se quiere en el resultado final.

También incluye marcadores de posición donde irán las entradas del "Formulario" ("Form"). 


 

Por ejemplo, imagina que tienes un "Formulario de Inspección" ("Inspection Form")  y quieres exportar los "Datos de Inspección" ("Inspection Data") capturados en la aplicación como una carta estándar.

Puedes crear una plantilla que contenga el texto estándar de la carta, junto con marcadores de posición donde irán las respuestas de la "Inspección" ("Inspection").


 

Añadiendo una plantilla a un "Formulario" ("Form")


  1. Primero, identifica el "Formulario" ("Form") en el que quieres cargar una plantilla. Si no tienes todavía un "Formulario" ("Form"), puedes crearlo rápidamente usando el diseñador de "Pantallas de Formulario" ("Form Screens").
  2. Después, necesitarás un archivo nuevo o existente de Word o Excel. Si ya tienes un archivo de este tipo, que has usado para "Formularios" ("Forms") de captura de datos, éste puede ser fácilmente utilizado como plantilla.
  3. Ve a través de la plantilla e inserta marcadores de posición donde quieras que el sistema inserte las respuestas de las entradas de datos del"Formulario" ("Form") elegido. Por ejemplo, si tu "Formulario" ("Form") tiene un campo con el nombre "Apellido", entonces puedes especificarle al sistema que inserte la respuesta para este campo siempre que encuentre el marcador de posición {{Apellido}}. Cualquier formato que utilices en el marcador de posición (tipo de fuente, color, resaltado, tamaño de letra, etc.), será mantenido por el sistema en la respuesta que inserte. Ten en cuenta que para plantillas de Excel sólo es posible tener un marcador de posición por celda y ésta no debe tener ningún otro texto alrededor del marcador.
  4. Una vez se han insertado todos los marcadores de posición necesitados, carga el archivo de la plantilla en la pantalla de tu "Formulario" ("Form"). Hay dos lugares desde los que puedes añadir una plantilla al "Formulario" ("Form"):
    1. Nivel de "Formulario" ("Form"). Si añades la plantilla en este nivel, estás configurando el sistema para que use la plantilla por defecto, siempre que un PDF sea generado. Carga tu plantilla utilizando el campo de "Plantilla de Word" ("Word Template") en la página de "Ajustes de Formulario" ("Form's Settings").
    2. Nivel de "Conector" ("Connector"). Esta es una plantilla que será específica para uno o más "Conectores" ("Connectors"), pero no será usada por defecto. Carga tu plantilla utilizando el vínculo "Añadir Plantilla de Datos" ("Add Data Template") que se encuentra en la página de"Conectores de Formulario" ("Form's Connectors") sobre el "Conector" ("Connector") deseado.


NOTA: Cargar una nueva plantilla, también hace disponible las opciones de nueva exportación en el área de "Datos" ("Data").


Probando tus plantillas

Asumiendo que tienes al menos una entrada de "Formulario" ("Form") en éste, puedes probar tus plantillas fácilmente usando el área de "Datos" ("Data").

En la página de 
"Datos" ("Data"), busca entradas frente a tu "Formulario" ("Form") y la versión en la cual cargaste tu plantilla.
Una vez que tienes algunos resultados de los "Datos" ("Data"), párate sobre una fila y haz clic en la opción "Exportar" ("Export") para obtener una vista instantánea del resultado de tu plantilla :)

 




Consejos y trucos para un mejor resultado en PDF


  • Debes poner cada página individual debajo de la otra.

No pongas páginas horizontales, una al lado de otra.

Esto es porque nuestro generardor de PDF a partir de Excel, siempre exporta usando la opción "Ajustar todas las columnas en una página" que se encuentra en los ajustes de impresión de Excel.


  • Para tener una buena idea de cómo la plantilla de Excel se verá en PDF, activa las siguientes opciones de ajustes en Excel cuando crees la plantilla:
    • Configura los ajustes de impresión a "Ajustar todas las columnas en un página". 
    • En la opción de "Vista" ("View"), asegúrate que la opción "Previsualización de Salto de Página" ("Page Break Preview") esté activada.
De esta forma podrás ver exactamente con cuánto espacio estás trabajando, donde se encuentran los saltos de página y también cómo se escalarán las páginas (si es necesario).

  • Insertar saltos de página manualmente es una buena forma de controlar los resultados de la página de tu plantilla.

  • ¿Obtienes páginas completas (o casi completas) en blanco?
A pesar de agregar tus propios saltos de página, algunas veces encontrarás que páginas individuales se están desbordando dentro de otra página (resultando en páginas en blanco) cuando se exporta a PDF.
Esto es porque nuestro generador de PDF no escala exactamente igual que como lo hace Excel.

La pequeña diferencia en escalas, regularmente significa que las páginas son más extensas en nuestro componente PDF, en comparación con Excel.
Como resultado, las páginas alteradas se moverán sobre el espacio disponible en un PDF con páginas tamaño A4, creando el desbordamiento sobre páginas del cual hablamos.

Una forma de arreglar esto es contar las filas de las páginas que no se están desbordando, y luego ajustar las páginas afectadas para que tengan igual o menor número de filas. 
Esto asume que tus filas son aproximadamente iguales en altura.

  • Saltos de página automático también son posibles. Puedes tener una idea en Excel de como va a ser tu PDF, al aplicar la siguientes condiciones:
En la pestaña "Diseño de Página" ("Page Layout") de tu libro de Excel:
  • Asegúrate que la "Altura" ("Height") esté definida en "Automático" ("Automatic") en el área "Escalar para ajustar" ("Scale to Fit").
  • Para asegurarte de que no tienes ningún salto manual, puedes ir a "Saltos" ("Breaks") -> "Borrar todos los Salto de Página" ("Reset all page Breaks").