La hoja de cálculo de Google es una plataforma gratuita popular, usada para crear y manejar hojas de cálculo.
Su popularidad la ha convertido en un medio comúnmente aceptado de compartir datos entre sistemas.
Una de las maneras más fáciles de automatizar tus procesos es conectando tus entradas de datos a una hoja de cálculo de Google.
Por ejemplo, si un formulario es capturado, sería muy útil que esta información se actualizara automáticamente en una hoja de cálculo.
Aquí es cuando utilizamos el "Conector de hojas de cálculo de Google" ("Google Spreadsheet Connector") para "Formularios" ("Forms").
Sin embargo, antes de agregar un "Conector" ("Connector"), debes asegurarte que tienes una conexión válida de Google configurada en tu organización.
Agregar una conexión de Google
Para agregar una conexión, ve a la página de "Conexiones" ("Connections") a través de "Mi Cuenta" ("My Account") -> "Conexiones" ("Connections").
Debes ser un usuario de nivel "Administrador" ("Administrator") para ver esta opción.
- En la página de "Conexiones" ("Connections"), haz click en el botón de "Agregar conexión" ("Add Connection") y luego selecciona Google.
- La página se actualizará para mostrar la nueva conexión de Google.
- Haz click en el botón "Autorizar" ("Authorise"). Esto te llevará a la página de cuentas de Google, donde debes iniciar sesión con la cuenta de Google que prefieras. Asegúrate de iniciar sesión con la cuenta de Google indicada - esta será la cuenta que todos los "Connectores de Google" ("Google Connectors") utilizarán. Concede el acceso solicitado - esto es para que todos nuestros "Conectores" ("Connectors") puedan crear y actualizar entrada en tu cuenta de Google.
- Después de conceder acceso, serás llevado nuevamente a la página de "Conectores" ("Connectors").
Agregar un "Conector de Google ("Google Connector") a tus "Formularios" ("Forms")
Una vez tengas una conexión válida, puedes agregar todos los "Conectores" ("Connectors") que quieras a un "Formulario" ("Form").
Esto se hace a través de la página de "Conectores" ("Connectors").
Puedes acceder a esta página desde: la pantalla de "Diseño de Formularios" ("Form Design"), ajustes o desde la página de listas de "Pantallas" ("Screens") si colocas el cursor sobre la fila del "Formulario" ("Form") en cuestión.
Una vez estés en la página de "Conectores" ("Connectors"), configurar un "Conector de hojas de cálculo de Google" ("Google Spreadsheet Connector") es fácil:
- Coloca el cursor sobre el botón de "Agregar Conector" ("Add Connector") para ver una lista de "Conectores" ("Connectors") disponibles. Haz clic en la opción de "Hoja de Cálculo de Google" ("Google Spreadsheet").
- La página se actualizará para mostrar tu "Conector" ("Connector"), listo para ser configurado. Ten en cuenta que en esta página aún no se han guardado los cambios - debes hacer clic en el botón "Guardar" ("Save") para guardar una vez hayas terminado de configurar tu "Conector" ("Connector").
- Especifica el nombre de la hoja de cálculo que nuestro sistema creará y mantendrá actualizada a medida que las entradas del formulario son recibidas en la aplicación.
- En este punto tu "Conector" ("Connector") está listo para empezar a trabajar. Haz clic en "Guardar" ("Save") para guardar los cambios y activar el "Conector" ("Connector").
Agregar una "Condición de ejecución" ("Run Condition")
Algunas veces, podrás tener un "Conector" ("Connector") que sólo querrás utilizar en caso de que la entrada de un "Formulario" ("Form") sea un valor dado específico.
Por ejemplo, puedes tener un "Formulario de auditoría" ("Audit Form"), que tienes una calificación de riesgo con opciones como "Bajo", "Medio" y "Alto".
Si el usuario responde la calificación como "Alto", entonces querrás que el correo sea enviado a un supervisor para hacer un seguimiento y tomar acción.
Aquí es donde la "Condición de ejecución" ("Run Condition") funciona.
"Condición de ejecución" ("Run Condition") está definido para crear una fórmula de falso o verdadero.
El "Conector" ("Connector") sólo ejecutará la fórmula que definiste si la "Condición de ejecución" ("Run Condition") tiene un resultado verdadero.
Según el ejemplo anterior, la fórmula de "Condición de ejecución" ("Run Condition") será algo como:
{{calificacionDeRiesgo}} = 'Alto'
Cuando te pares sobre el campo de "Condición de ejecución" ("Run Condition") verás aparecer un icono con forma de martillo.
Haciendo clic en el martillo, te llevará al "Constructor de Fórmula" ("Builder Constructor"), que te ayudará a organizar la fórmula que desees.
Mira la página de Crear una fórmula para aprender más sobre éstas.