Uno de los requerimientos más comunes es el de poder enviar una copia del formulario por correo electrónico a varias personas:


Por ejemplo, si se está realizando una inspección de un edificio, podrías querer enviar el Certificado de Inspección al dueño del edificio.

O si estás tomando una orden de producto a un cliente, podrías querer enviarle la factura o resumen automáticamente.


Aquí es donde entra el "Conector de Correos" ("Email Connector") para "Formularios" ("Forms").


Puedes agregar tantos "Conectores" ("Connectors") como quieras a un "Formulario" ("Form"), por medio de la páginas de "Conectores" ("Connectors").

A la página de "Conectores" ("Connectors") puede acceder desde  "Diseño de Formularios" ("Form design"), ajustes o desde la página de lista de "Pantallas" ("Screens") si mueves el cursor sobre la fija de "Formularios" ("Forms") en cuestión.


Añadir un "Conector" ("Connector")


Una vez estás en la página de "Conectores" ("Connectors"), configurar un "Conector de correo" ("Email Connector")  es fácil:


1. Párate sobre el botón "Agregar Conector" ("Add Connector") para ver la lista de posibles conectores- Haz clic en la opción de "Correo" ("Email")


2. Esto actualizará la página y mostrará tu "Conector de correo" ("Email Connector"), listo para configurar. Nota que hasta este punto, nada ha sido guardado. Debes hacer click en el botón "Guardar" ("Save") para guardar el "Conector" ("Connector") después de haberlo configurado.


3. La primera decisión es en cuál formato quieres que sea enviada la entrada de datos del "Formulario" ("Form"). Las opciones son:

  • "Cuerpo" ("Body")
Esto enviará el "Formulario" ("Form") con la entrada de datos como un texto plano en el cuerpo del correo. Cada campo respondido hará parte de una nueva línea.
  • CSV
Envía los datos del "Formulario" ("Form") como un archivo adjunto en formato CSV.
  • PDF
Envía un archivo PDF adjunto al correo, generado a partir de una salida genérica PDF o la plantilla Word/Excel proporcionada.
  • Word
Envía un archivo Microsoft Word adjunto, usando la plantilla de Word DOCX que subiste.
  • Excel
Envia un archivo Microsoft Excel adjunto, usando la plantilla Excel XLSX que subiste.
4. Después, debes configurar a quién será enviado el correo.
Tienes una de las siguientes opciones, o todas ellas:
  • "Para Direcciones" ("To Addressses")
Entra una lista de correos electrónicos, separados por una coma. El correo siempre será enviado a todos los correos de la lista.
  • "Para un Campo de Formulario" ("To Form Field")
Esto te permite tener un comportamiento dinámico basado en las direcciones electrónicas que sean entradas en una "Campo de Formulario" ("Form Field") específico.
Por ejemplo, en un "Formulario" ("Form") de producto, puedes capturar el correo electrónico del cliente en un campo llamado "CorreoCliente".
Después, el sistema enviará un correo con la factura o orden de confirmación al cliente, configurando la entrada "Para Campo de Formulario" ("To Form Field") con "CorreoCliente".
  • "Para Usuario que Envió la entrada" ("To User that submitted the Entry")
Esto te permite enviar un correo automáticamente al usuario de la aplicación que subió la "Entrada de Formulario" ("Data Entry").

5. Para este punto, tu "Conector" ("Connector") está listo para funcionar.
Haz clic en el botón "Guardar" ("Save") para guardar cambios y activar el "Conector" ("Connector").

Existen unas opciones adicionales que puedes utilizar para hacer un "Concetor de correo" ("Email Connector") súper genial.

Personalizar el correo

El sistema generará un asunto, cuerpo, y nombre del archivo adjunto por defecto del correo que se envíe.
Sin embargo, puedes personalizar estos valores para hacer el correo más personal.
Esto es fácil de hacer, sólo haz clic en vínculo "Personalizar Correo" ("Customize Email") en el "Conector" ("Connector").

Podrás ver que los campos de "Asunto" ("Subject"), "Cuerpo" ("Body") y "Nombre de Adjunto" ("Attachment Name") serán mostrados para que los edites.
Fíjate también que hay un icono de martillo al lado de los campos.
Haciendo clic en el botón del martillo abrirás el "Constructor de texto" ("Text Builder"), que es donde podrás crear texto dinámico al añadir los valores de respuesta a los campos de tu "Formulario" ("Form").
Esto te permitirá tener correos verdaderamente dinámicos enviándose automáticamente.

Agregar una "Plantilla de datos" ("Data Template")

Personaliza la salida de tu "Formulario" ("Form") como lo prefiera, con nuestra poderosa función de "Plantilla de datos" ("Data Template").

Esto te permite crear plantillas de Word o Excel que serán llenadas con las respuestas del "Formulario" ("Form") para crear cualquier cantidad de salidas PDF que necesites.

La plantilla será cargada específicamente al "Conector" ("Connector") elegido, para que puedas tener múltiples "Conectores"("Connectors") con salidas a diferentes archivos.

Por ejemplo, puedes enviar archivos PDF de  certificados de inspección para el dueño de un edificio en un "Conector de correo" ("Email Connector), y enviar a tu departamento interno de direcciones el archivo de Excel "Inspeccion Log", en un "Conector de correo" ("Email Connector") separado.


Aprende todo acerca de las plantillas en la página de "Exportar datos con plantillas".



Agregar una "Condición de ejecución" ("Run Condition")


Algunas veces, podrás tener un "Conector" ("Connector") que sólo querrás utilizar en caso de que la entrada de un "Formulario" ("Form") sea un valor dado específico.


Por ejemplo, puedes tener un "Formulario de auditoría" ("Audit Form"),  que tienes una calificación de riesgo con opciones como "Bajo", "Medio" y "Alto".

Si el usuario responde la calificación como "Alto", entonces querrás que el correo sea enviado a un supervisor para hacer un seguimiento y tomar acción.


Aquí es donde la "Condición de ejecución" ("Run Condition") funciona.

"Condición de ejecución" ("Run Condition") está definido para crear una fórmula de falso o verdadero.

El "Conector" ("Connector") sólo ejecutará la fórmula que definiste si la "Condición de ejecución" ("Run Condition") tiene un resultado verdadero.


Según el ejemplo anterior, la fórmula de  "Condición de ejecución" ("Run Condition") será algo como:

{{calificacionDeRiesgo}} = 'Alto'


Cuando te pares sobre el campo de "Condición de ejecución" ("Run Condition") verás aparecer un icono con forma de martillo.

Haciendo clic en el martillo, te llevará al "Constructor de Fórmula" ("Builder Constructor"), que te ayudará a organizar la fórmula que desees.


Mira la página de Crear una fórmula para aprender más sobre éstas.